11.1 - Les frais engagés, dans le cadre strict de l'activité de l'association, par ses membres bénévoles peuvent faire l'objet d'un remboursement. Le comité directeur détermine dans le respect des lois en vigueur et des directives fédérales éventuelles la nature des frais susceptibles de remboursement et le cas échéant les barèmes applicables, au moyen d'une note de frais-type.
La note de frais présentée doit être accompagnée de tous justificatifs.
Après vérification, le règlement est assuré par le trésorier sur ordre de paiement du président ou de son délégataire. Les contestations éventuelles sont réglées par le bureau de manière définitive.

11.2 - La renonciation au remboursement des frais ouvre dans certains cas droit à réductions d'impôts : dans ce cas, le bénéficiaire remet à l'association sa note de frais établie comme indiqué à l'article précédent avec mention expresse, datée et signée, de renonciation à remboursement pour valoir don. Au vu de ce document et après vérification, l'association délivre, sous sa responsabilité, les documents requis par la réglementation fiscale.

Quels sont les frais remboursables ?

Les frais dus ou engagés, dans le cadre strict de l'activité de l'association, par ses membres bénévoles peuvent faire l'objet d'une avance ou d'un remboursement de la part du club. Les dépenses concernées sont les suivantes :
♦ les frais de transport, d'hébergement et de repas engagés dans le cadre des réunions FFCAM (comité régional, UR5, assemblée générale nationale, ...) ;
♦ les frais d'inscription d'une formation qualifiante, d'un recyclage ou d'une qualification complémentaire à un brevet ;
♦ les frais de transport, d'hébergement et de repas engagés pour une formation qualifiante, un recyclage ou une qualification complémentaire à un brevet, organisés de façon résidentielle ;
♦ les frais de transport engagés lors des déplacements domicile-salle-domicile et liés à l'encadrement effectif des pratiquants à la salle d'escalade.
Le tarif kilométrique qui s'applique est le même que celui appliqué pour le covoiturage, à savoir 0,30 € du kilomètre, à l'exception des déplacements domicile-salle-domicile pour lesquels le tarif kilométrique qui s'applique correspond au tiers du barème kilométrique des bénévoles publié chaque année par l'administration fiscale.

Comment rembourser les frais d'une première formation qualifiante ?

Les frais engagés par un adhérent dans le cadre d'une première formation qualifiante débouchant sur un brevet fédéral peuvent faire l'objet d'un remboursement de la part du club sous condition :
♦ en cas de réussite, le nouvel encadrant se verra rembourser l'intégralité des frais d'inscription et les frais annexes éventuels dans les deux ans qui suivent l'obtention du diplôme à la condition expresse qu'il s'engage dans l'encadrement du club durant cette période : 50 % à l'issue de la première année d'encadrement, les 50 % restants à l'issue de la seconde année ;
♦ en cas d'échec ou de non-engagement, aucun remboursement des frais n'est prévu.

Comment rembourser les frais d'un recyclage, d'une qualification complémentaire, ou d'une autre formation qualifiante ?

Les frais dus ou engagés par un encadrant diplômé dans le cadre d'un recyclage, d'une nouvelle formation qualifiante ou d'une qualification complémentaire à un brevet peuvent faire l'objet d'une avance ou d'un remboursement de la part du club sous condition :
♦ dans le cas où l'encadrant a fait preuve durant la période précédant le recyclage, la nouvelle formation ou la qualification complémentaire, d'un engagement dans l'encadrement du club, il lui sera fait une avance des frais d'inscription, les frais annexes éventuels lui seront remboursés après présentation de la note de frais accompagnée des justificatifs ;
♦ dans le cas où l'encadrant n'a pas manifesté d'engagement dans l'encadrement du club durant la période précédant le recyclage, la nouvelle formation ou la qualification complémentaire, il ne lui sera fait aucune avance des frais d'inscription ni remboursement des frais annexes.

Comment rembourser les frais de déplacement domicile-salle-domicile ?

Les frais engagés par un adhérent bénévole dans le cadre de l'encadrement effectif des pratiquants à la salle d'escalade peuvent faire l'objet d'un remboursement de la part du club sous condition :
♦ l'adhérent bénévole doit être titulaire a minima d'un brevet fédéral initiateur escalade SAE valide ;
♦ l'initiateur bénévole est contraint d'utiliser son véhicule personnel pour se rendre à la salle et assurer le service d'encadrement régulier qu'il consent à assurer ;
♦ l'initiateur bénévole doit présenter chaque trimestre, une fiche de frais de mission spécifique à l'encadrement SAE, accompagnée d'une fiche de service justifiant du détail des déplacements effectués.